匯入資料庫(加盟展店)
一、將資料建立在MS EXCEL 檔案中
在POS安裝目錄下你可以找到四個MS EXCEL。
檔案 檔名為 product.xls、member.xls、 customer.xls 、supplier.xls。
將滑鼠移到 product.xls檔案上方，快點滑鼠左鍵兩下，就會打開這個檔案 (如下圖)。打開檔案後，將滑鼠移到第2列的位置。對照第
1 列 "欄位名稱" 開始輸入店裡產品的資料，一列代表一筆產品的記錄。換另一項產品時就換一列。資料建好後，按存檔。
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XLS檔名 |
欄位名稱 |
使用型態 |
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customer.xls |
客戶編號 |
文字 |
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member.xls |
會員編號 |
文字 |
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supplier.xls |
供應商編號 |
文字 |
填寫 product.xls 、member.xls、 customer.xls 、supplier.xls 欄位的內容。請注意以下事項
:
- 資料表中一定有必須要填寫資料的欄位 (藍色名稱)。
- 填寫數字到文字欄位時必須在數字最前面加上單引號。
- 不可以填寫文字到數值欄位。
- 填寫資料的長度要小於欄位的長度。
- 零售售價是單價含稅。
- 產品名稱中斜線是保留給單位使用，例如: /個。如果產品名稱有斜線請換成\。
二、匯入資料庫
按windows桌面上"瑞哈得系統設定"捷徑，進入設定功能。
或是
在POS軟體上 按 選單 / 項目5 / 設定 /，進入設定功能。
選 "資料管理" 。
按 "匯入資料庫"。
彈出匯入基本資料視窗後，請留意存放POS資料庫目錄對不對。
按 "開檔"
按鈕，在下圖視窗中找出你建立PRODUCT.XLS檔案，按開啟。
如果順利開啟PRODUCT.XLS檔案的內容，就會出現在匯入基本資料視窗清單上。
開檔結果:
核對你所開啟 MS EXCEL 檔案的結果
問題欄位: 發生有問題的欄位，通常是數值型的欄位。例如某一筆記錄中進價欄位是空白時就會列入問題欄位。
錯誤欄位: 輸入的內容超過長度或數值型的欄位填入文字、不輸入必須填寫資枓的欄位 、填寫日期欄位的格式不對，就會列入錯誤欄位而發生錯誤欄位，就無法將記錄新增資料庫。
product.xls 檔案中，必須填寫資料的欄位有產品條碼、產品代碼、產品名稱、供應商編號。
member.xls 檔案中，必須填寫資料的欄位有會員編號、會員名稱。
supplier.xls 檔案中，必須填寫資料的欄位有供應商編號、公司名稱。
customer.xls 檔案中，必須填寫資料的欄位有客戶編號、客戶名稱。
不輸入其中之一個欄位的內容時，就會發生錯誤欄位，就無法將記錄新增資料庫。
日期欄位要輸入日期格式或空白，例如
2010/12/31。
折數欄位要輸入數值資料，例如 0.8 (八折)、0.7
(七折)。
按 "匯入"
按鈕。
彈出 "請你先備份好你目前的資料庫" 視窗，請指定你要備份的目錄，按確定。
當資料庫備份好後，就會進行匯入資料。
核對新增筆數：
存在筆數: 資料庫已經存在的記錄數。
錯誤筆數: 因有錯誤欄位而無法處理的筆數。
新增筆數: 此次匯入完成新增的記錄筆數。
己經存在POS系統中的資料，不會因匯入新的產品記錄而被更改。
三、配合新的供應商
拷貝product.xls給你的供應商，請他們將產品資料建立在product.xls，等他拿回來給你 時，再用匯入的功能，將他們的產品匯入到POS來使用。
例如: 你有家供應商是 "瑞哈得有限公司"，你就將安裝目錄下的product.xls更名為 "瑞哈得.xls"拷貝給瑞哈得有限公司，同時要給他們一個
"供應商編號"。
四、每個供應商都有產品資料的XLS
將product.xls 更改為A公司.XLS，A公司.XLS、A公司.XLS......。
將A公司的產品基本資料建立在 A公司.XLS檔案裡。
將B公司的產品基本資料建立在 B公司.XLS檔案裡。
將C公司的產品基本資料建立在 C公司.XLS檔案裡。
..............
將建好的A公司.XLS，A公司.XLS、A公司.XLS......的產品基本資料，按上述的匯入步驟分別將A公司、B公司、C公司、...的產品資料匯入POS系統。
五、使用文字型態的編號欄位內容
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XLS檔名 |
欄位名稱 |
使用型態 |
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customer.xls |
客戶編號 |
文字 |
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member.xls |
會員編號 |
文字 |
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product.xls |
產品條碼、產品代碼 |
文字 |
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supplier.xls |
供應商編號 |
文字 |
在 微軟的試算表( MS EXCEL ) 輸入產品條碼、產品代碼、客戶編號、會員編號、供應商編號等欄位的內容時，如果會使用到數值及文字，請在數字資料前加符號
' (單引號)
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建立數值及文字的 產品代碼 |
正確輸入 產品代碼 |
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505301
505302
505303
A89123
B00001
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'505301
'505302
'505303
A89123
B00001
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上表中505301、505302、505303是數值，請輸入加符號 ' (單引號) 的資料
:
'505301 '505302 '505303
member.xls、 customer.xls 、supplier.xls檔案中客戶編號、會員編號、供應商編號等欄位的內容。
請不要用數值資料:如 1,2,3,4,5,6,7,8,9,10.......。
請使用文字資料:如 a001,a002,a003,a004,a005.......。
六、盡量填寫表單上的每個欄位
為何建立POS的基本資料要從供應商基本資料開始?
產品基本資料表上輸入的"供應商編號"會對映到供應商基本資料表中的某一家公司， 所以要先建立供應商基本資料表後，再建立產品基本資料表，就比較能找出他們的關聯性。
由項目一按產品按鈕，建立產品基本資料。
產品基本資料表 : 登錄新的產品資訊。
如下圖產品基本資料表上，必須填寫資料的欄位有產品條碼、產品代碼、產品名稱、供應商編號。
由EXCEL檔案 PRODUCT.XLS 匯入產品基本資料。
如下圖產品基本資料表上，，必須填寫資料的欄位有產品條碼、產品代碼、產品名稱、供應商編號。
如果您在建立產品基本資料時，不分配每個產品是由那個主要的供應商出貨時，會有何不妥呢?
當您執行項目3，報表功能。
報表 : 處理印列工作報表等相關事宜。
改變下圖的"供應商編號"，按預覽。可能就會找不到您想要的資料了。
七、開檔時發生錯誤，不是本系統的檔案
當開啟建好資料的XLS檔案後，彈出訊息-"不是本系統的檔案"。請檢查XLS檔案中的欄位名稱是否正確 ? 欄位順序是否正確
? 是否有多出來的欄位 ? 發生與預設的欄位不同時，就會彈出錯誤訊息-"不是本系統的檔案"。
八、 完成年度帳目清算，重新啟用基本資料
步驟二 : 安裝新版pos，請參考網頁 :
更新版本 。
步驟三 : 拷貝新版安裝目錄下的空資料庫到"資料庫路徑"下，這時候空的資料庫會覆蓋舊的資料庫，所以步驟一要碓實作好。
步驟四 :
匯入資料庫。
步驟五: 進行盤點將盤點的數量填入初期庫存數量。